Informace o zpracování osobních údajů přispěvatelů do mapy objektů

podle čl. 13 GDPR

Správce osobních údajů, kterým je Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 602 00 Brno, IČ: 00216305, DIČ: CZ00216305, je veřejnou vysokou školou zřízenou zákonem. Při své činnosti Vysoké učení technické v Brně zpracovává osobní údaje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a podle dalších právních předpisů.

Vysoké učení technické v Brně (dále i „VUT“) v souvislosti s účinností výše uvedeného Nařízení (dále i „Nařízení GDPR“) ustanovilo pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Lucie Schimmelová. Pověřence je možno kontaktovat na adrese: Vysoké učení technické v Brně, Gorkého 62/13, 602 00 Brno, e-mail: poverenec@vut.cz.

Univerzita zpracovává osobní údaje přispěvatelů za těmito účely:

1. přijetí a evidence příspěvku vloženého do mapy objektů a související databáze;
2. kontrola, ověření, případné doplnění a správa vloženého příspěvku;
3. komunikace s přispěvatelem v souvislosti s vloženým příspěvkem;
4. evidence osoby, která poskytla fotografii, text nebo jiný obsah, a doložení oprávnění univerzity tento obsah užívat;
5. využití vloženého obsahu pro účely vědecké, výzkumné, vzdělávací a související odborné činnosti univerzity v rozsahu odpovídajícím udělenému oprávnění;
6. zveřejnění jména a příjmení přispěvatele jako zadavatele záznamu, pokud si přispěvatel tuto možnost dobrovolně zvolí.

Pokud přispěvatel uvede nepovinné telefonní číslo, bude využito pouze pro komunikaci související s vloženým příspěvkem.

Univerzita může v souvislosti s vložením příspěvku zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení přispěvatele,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo, pokud jej přispěvatel dobrovolně uvede,
• údaj o vztahu přispěvatele k objektu,
• údaje uvedené přispěvatelem ve formuláři vztahující se k objektu,
• fotografie, texty a další vložený obsah,
• údaje o autorství vloženého obsahu,
• údaje o zvolené licenci a rozsahu oprávnění k užití obsahu,
• údaj o tom, zda přispěvatel souhlasí se zveřejněním svého jména a příjmení jako zadavatele záznamu,
• datum a čas vložení příspěvku a další technické údaje související s použitím formuláře, pokud jsou technickým systémem skutečně zaznamenávány.

Osobní údaje nezbytné pro přijetí příspěvku, komunikaci s přispěvatelem, evidenci původu vloženého obsahu a doložení licenčního oprávnění jsou zpracovávány podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy jako zpracování nezbytné pro vznik a plnění smluvního/licenčního vztahu mezi přispěvatelem a univerzitou.

Osobní údaje a vložený obsah využívané v rámci vědecké a výzkumné činnosti univerzity mohou být dále zpracovávány podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR, tedy pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, ve vazbě na úkoly univerzity podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách.

Jméno a příjmení přispěvatele bude jako údaj o zadavateli záznamu veřejně zveřejněno pouze tehdy, pokud k tomu přispěvatel udělí souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Souhlas se zveřejněním jména je dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Uvedení autora fotografie nebo jiného autorského díla, pokud je nezbytné pro dodržení podmínek příslušné licence, není totožné s dobrovolným zveřejněním osoby jako zadavatele záznamu.

Osobní údaje získává univerzita přímo od přispěvatele prostřednictvím formuláře pro vložení objektu a souvisejícího obsahu.

Případné další údaje související s příspěvkem mohou vzniknout při následné komunikaci s přispěvatelem nebo při odborné kontrole vloženého příspěvku.

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup zejména:

• pověření zaměstnanci univerzity a členové výzkumného týmu,
• osoby pověřené odbornou kontrolou a editací vložených záznamů,
• poskytovatelé IT, hostingových a dalších technických služeb, pokud pro univerzitu zpracovávají osobní údaje,
• další osoby nebo orgány, pokud povinnost zpřístupnění vyplývá z právních předpisů.

Veřejnosti budou zpřístupněny pouze údaje určené pro veřejnou část mapy.

Jméno a příjmení přispěvatele jako zadavatele záznamu bude zveřejněno pouze na základě jeho dobrovolného souhlasu. Tím není dotčena povinnost uvést autora fotografie či jiného díla, vyplývá-li taková povinnost z podmínek licence.

Osobní údaje související s vloženým příspěvkem a licenčním oprávněním budou zpracovávány po dobu, po kterou je příspěvek veden v mapě nebo související databázi a univerzita vložený obsah užívá.

Údaje nezbytné k doložení původu obsahu, autorství a oprávnění univerzity k jeho užití mohou být po ukončení jeho aktivního užívání uchovávány ještě po dobu nezbytnou k ochraně práv a právních nároků univerzity.

Údaj o zveřejnění jména a příjmení přispěvatele jako zadavatele záznamu bude zpracováván po dobu trvání souhlasu, nejdéle však po dobu zveřejnění příslušného záznamu. Po odvolání souhlasu bude veřejné uvedení jména ukončeno, není-li pro další zpracování dán jiný právní základ.

Garantovaný provoz mapy je minimálně do 31. 12. 2032.

Po ukončení užívání příspěvku je stanovena následná retenční lhůta v délce 1 roku pro evidenci licence a právních nároků. Do té doby lze použít výše uvedené kritérium doby uchování.

Poskytnutí jména, příjmení, e-mailové adresy a dalších údajů označených ve formuláři jako povinné je nezbytné pro přijetí a správu příspěvku a pro doložení oprávnění univerzity k užití vloženého obsahu. Bez jejich poskytnutí není možné příspěvek přijmout.

Poskytnutí telefonního čísla je dobrovolné.

Udělení souhlasu se zveřejněním jména a příjmení jako zadavatele záznamu je dobrovolné a není podmínkou pro vložení příspěvku.

Osobní údaje přispěvatelů nejsou v rámci běžného zveřejnění příspěvku předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím, ledaže by to vyplývalo z konkrétní služby nebo mezinárodní spolupráce. V takovém případě bude přispěvateli poskytnuta samostatná informace v souladu s platnými právními předpisy.

Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu,
• požadovat výmaz nebo omezení zpracování, jsou-li splněny podmínky GDPR,
• na přenositelnost osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky čl. 20 GDPR,
• kdykoli odvolat souhlas se zveřejněním jména jako zadavatele záznamu,
• vznést námitku proti zpracování osobních údajů založenému na čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR.

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domníváte, že při zpracování osobních údajů dochází k porušování GDPR.

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7